Qué mirar cada mes si no eres contable: cuatro números

Mucha gente que lleva un negocio pequeño solo mira sus números en dos momentos: cuando llega el trimestre y cuando el banco da un susto. Las dos veces es tarde. Lo que sigue es una rutina corta, de una vez al mes, con cuatro cifras que cualquiera puede sacar.

Ponte el mismo día de cada mes —el 5, el 10, da igual— y dedícale un rato. La gracia no está en el número de este mes, sino en compararlo con los anteriores.

1. Lo facturado

La suma de lo que has emitido en el mes, sin IVA. Es el número que todo el mundo conoce y el único que mucha gente mira.

Qué te dice: cuánto trabajo has vendido. Nada más. No dice si tienes dinero ni si el trabajo fue rentable. Sirve para ver la tendencia y para detectar la estacionalidad de tu negocio, que casi siempre existe aunque jures que no.

Truco: míralo separado por cliente al menos una vez al trimestre. Si un solo cliente es más de la mitad de tu facturación, eso no es una buena noticia, es un riesgo. Lo que hoy es tu mejor cliente es mañana tu única fuente de ingresos.

2. Lo cobrado

El dinero que ha entrado de verdad en el banco durante el mes. Es un número distinto del anterior, y la diferencia entre los dos es la que hunde negocios que facturan mucho.

Qué te dice: si tu negocio convierte facturas en dinero. Un mes puedes facturar 12.000 € y cobrar 4.000 €. Eso puede ser normal si trabajas a 60 días, o puede ser el principio de un problema. Lo sabrás comparando varios meses seguidos.

3. Lo pendiente y, dentro, lo vencido

Cuánto te deben ahora mismo, y qué parte de eso ya pasó su fecha de pago. Son dos cifras, pero cuentan como una: la segunda no se entiende sin la primera.

Qué te dice: dónde está tu dinero y cuánto de ese dinero se está empezando a torcer. Un pendiente alto con todo dentro de plazo es normal. Un pendiente alto con la mitad vencida es una señal roja, y además es accionable hoy mismo: se llama y se reclama.

Mira también quién forma esa cifra. Casi siempre hay dos o tres clientes que explican el 80 % del retraso. No hace falta cambiar la política con todos: hace falta hablar con esos dos.

4. Lo que queda después de gastos

Ingresos del mes menos gastos del mes. Sin IVA, con las dos cosas medidas igual. No es la cuenta de resultados que hace tu gestoría, pero se le parece lo suficiente para tomar decisiones.

Qué te dice: si el negocio gana dinero. Parece obvio, y sin embargo hay negocios que llevan años facturando más cada año y ganando menos, porque los gastos crecieron en silencio: suscripciones, comisiones, un local más grande, un coche.

Para que este número sirva, separa los gastos en dos montones. Los fijos, que pagas factures o no —alquiler, cuotas, seguros, programas—, y los variables, que dependen del trabajo —material, subcontratas, desplazamientos—. Saber tu gasto fijo mensual es, probablemente, la cifra más útil de todo el artículo: es lo que tienes que facturar y cobrar cada mes solo para no perder dinero.

Dos cosas que la gente confunde

El saldo del banco no es tu beneficio. Ahí dentro hay IVA que no es tuyo y que devolverás en el siguiente modelo, y puede faltar dinero de facturas que ya son tuyas pero nadie ha pagado. Mirar solo el banco lleva a gastar dinero de Hacienda sin darse cuenta.

Un mes bueno no es una tendencia. Un cobro grande puede maquillar un mes flojo. Por eso conviene apuntar los cuatro números en una tabla de doce filas y mirarlos en fila, no de uno en uno.

La rutina, en quince minutos

1. Apunta los cuatro números del mes cerrado.
2. Compáralos con los tres meses anteriores.
3. Mira la lista de vencido y decide a quién llamas esta semana.
4. Mira los gastos fijos y pregunta si alguno sobra. Suele sobrar alguno.

Con eso ya vas por delante de la mayoría. No es contabilidad: es enterarte.