Llevar varias sociedades sin volverte loco: series, datos fiscales y quién ve qué

Tener más de una sociedad es más normal de lo que parece. La actividad principal y una segunda marca. La empresa que factura servicios y la que tiene el local. La sociedad del negocio y la de un socio con el que se comparte un proyecto. Cada una es un contribuyente distinto, con su NIF, sus libros y sus obligaciones.

El problema no es llevarlas. Es que en el día a día se parecen tanto que la cabeza las mezcla.

El error que siempre ocurre

Es este: emitir una factura desde la sociedad equivocada. Pasa por prisa, porque el programa estaba abierto en la otra empresa o porque se duplicó la factura del mes pasado para no teclear.

Antes se resolvía borrando y volviendo a emitir. Hoy no: la factura emitida no se toca, y la forma correcta de deshacerla es una rectificativa que la anule, más la factura correcta en la sociedad que tocaba. Dos documentos, dos numeraciones tocadas y una explicación para el cliente.

Series de numeración: una por empresa, como mínimo

Cada sociedad lleva su propia numeración, correlativa y sin huecos. No se comparte, no se continúa y no se reinicia a mitad de camino porque sí.

Un par de costumbres que ahorran disgustos:

• Prefijos que se leen. Que el número diga de quién es: una serie por sociedad con su letra o su código. Así, al ver el número en un correo, ya sabes de qué empresa hablas.
• Series separadas para lo que es distinto. Facturas ordinarias por un lado y rectificativas por otro es lo habitual. Si una sociedad vende bajo dos marcas, una serie por marca también tiene sentido.
• Ninguna serie con agujeros. Cuantas más series tengas, más fácil es dejar una a medias y no darte cuenta. Menos series bien llevadas es mejor que muchas improvisadas.

Datos fiscales: escritos una vez, bien

Cada empresa necesita los suyos completos y revisados: razón social exacta —con su S.L. donde corresponde—, NIF, domicilio fiscal y los datos que tu gestoría te indique según el tipo de sociedad. También su logo, su cuenta bancaria y sus condiciones de pago, que rara vez son iguales.

Merece la pena dedicarles media hora una vez. Una razón social mal escrita se arrastra a todas las facturas del año y a nadie le apetece rectificar doce documentos por una coma.

Gastos compartidos: el punto delicado

Tarde o temprano aparece un gasto que sirve a las dos: la gestoría, el seguro, un programa, el alquiler de la misma oficina. Repartirlo «a ojo» es una mala idea, porque el gasto está en una factura a nombre de una sola sociedad.

Esto tiene solución, y no es complicada, pero es una conversación con tu gestoría, no un criterio que te inventes. Lo que sí depende de ti es que quede documentado y se aplique siempre igual: si una sociedad presta un servicio a la otra, se factura entre ellas, con su factura de verdad y su cobro.

Lo que nunca funciona es mover dinero entre las cuentas sin documento y confiar en acordarse. Al cierre del año nadie se acuerda.

Quién ve qué

En cuanto hay más de una persona, aparece la otra pregunta: quién entra a qué. Y la respuesta razonable casi nunca es «todos a todo».

Esto no va de desconfianza. Va de que la persona que solo debe trabajar en una empresa no pueda equivocarse de empresa, que es la forma más eficaz de evitar el error del principio.

Ver los números juntos y por separado

Cada sociedad tiene sus cuentas, y son las que valen para Hacienda. Pero para decidir —dónde invertir, qué marca deja dinero, si una está financiando a la otra sin que nadie lo haya decidido— hace falta poder mirarlas juntas.

Las dos vistas son necesarias. La de cada empresa, para cumplir. La del conjunto, para gobernar. Si solo tienes la primera, tomarás decisiones mirando media foto.

Cinco costumbres que resuelven casi todo

1. Una serie de numeración por sociedad, con prefijo legible.
2. Datos fiscales revisados una vez y guardados, no tecleados cada mes.
3. Una cuenta bancaria por empresa, sin excepciones.
4. Criterio escrito para los gastos compartidos, acordado con la gestoría.
5. Accesos por empresa, para que nadie pueda trabajar donde no debe.

Con eso, llevar tres sociedades cuesta poco más que llevar una. Sin eso, llevar dos ya es un lío.