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Gastos y tickets: qué se deduce, cómo se justifica y por qué la foto no basta
La diferencia entre un ticket y una factura no es el tamaño del papel: es si lleva tus datos fiscales. De ahí sale la mitad de los disgustos de cada trimestre.
Un aviso antes de empezar: aquí no vamos a decirte qué porcentaje puedes deducirte del coche ni cuánto del móvil. Eso depende de tu actividad y de tu situación, y quien tiene que decírtelo es tu gestoría. Lo que sí se puede explicar es el mecanismo: qué papel hace falta, qué rastro deja un gasto bien justificado y qué costumbres te ahorran problemas.
La regla de fondo
Para que un gasto cuente tiene que cumplir tres cosas a la vez: estar relacionado con tu actividad, estar justificado con un documento y estar anotado en tus libros. Si falla una, el gasto no vale, por muy real que haya sido.
La primera es la que más discusiones genera, y la única que no se resuelve con papeleo. Si no puedes explicar en una frase por qué ese gasto es de tu negocio, probablemente no lo sea.
Ticket y factura no son lo mismo
El papel que te dan al pagar en un bar o en una ferretería suele ser un ticket, lo que formalmente es una factura simplificada. Lleva los datos de quien vende, el importe y el IVA, pero no lleva los tuyos. Y ahí está el problema: sin tu nombre y tu NIF en el documento, ese IVA normalmente no te lo puedes deducir.
La solución es de las pocas gratis que existen: pedir factura. En la mayoría de sitios es decir «me la pones a nombre de la empresa» y dar el NIF. Cuesta un minuto en el momento y ahorra media hora en abril.
Pedir la factura cuando estás pagando es fácil. Pedirla tres meses después es una llamada incómoda.
Para compras online, lo mismo: casi todas las tiendas tienen una sección de facturas en tu cuenta, y casi nadie entra a descargarlas. Una vuelta al mes por ahí resuelve el asunto.
El rastro del pago
Un documento solo cuenta la mitad de la historia. La otra mitad es cómo se pagó. Lo ideal es que todo gasto del negocio salga de la cuenta o la tarjeta del negocio, de manera que cada factura tenga su apunte bancario correspondiente.
Pagar en efectivo no está prohibido, pero deja el rastro más débil y complica cuadrar nada. Y mezclar la tarjeta personal con la del negocio es la costumbre que más tiempo hace perder: al cabo de un año nadie distingue qué compra era de qué.
- Una cuenta para el negocio, y que todo pase por ahí.
- Si pagas algo personal con la tarjeta del negocio, apúntalo el mismo día.
- Las suscripciones y cuotas, todas domiciliadas en la misma cuenta.
Los casos que siempre se preguntan
Hay una lista de gastos que están en zona gris permanente. No porque sean ilegales, sino porque tienen reglas propias, límites y condiciones que dependen de cada actividad:
| Gasto | Qué complica |
|---|---|
| Comidas y dietas | Hay que poder explicar con quién y por qué. Un ticket suelto no explica nada |
| Coche y combustible | Depende del uso que se le dé; es de los puntos más revisados |
| Móvil e internet | Si la línea es la misma que usas en casa, se mezcla el uso personal |
| Trabajar desde casa | Tiene reglas propias y hace falta que el domicilio esté declarado |
| Ropa | Solo encaja cuando es ropa de trabajo de verdad, no ropa que usas para trabajar |
| Formación y libros | Suele encajar si tiene que ver con la actividad. Guarda la matrícula |
Para todos ellos, la respuesta correcta es la misma: pregúntaselo a tu gestoría una vez, apúntate lo que te diga y aplícalo siempre igual. Lo que hace daño no es deducir de menos, es cambiar de criterio cada trimestre.
Por qué la foto del ticket no basta
Hacer la foto es un buen hábito, y de hecho es lo primero que hay que hacer: los tickets de papel térmico se borran solos, y un ticket ilegible es un ticket que no existe. Pero la foto, por sí sola, no resuelve nada.
Primero, porque una carpeta con cuatrocientas fotos en el móvil no es un libro de gastos. Nadie puede sumar eso, ni encontrar la compra de marzo, ni saber cuánto IVA soportado hay en el trimestre. El valor no está en la imagen: está en que de esa imagen salgan los datos —fecha, proveedor, base, IVA, categoría— y queden anotados.
Segundo, porque el papel se pierde, y entonces esa foto pasa a ser tu único justificante. Conviene que esté guardada en un sitio del que se pueda recuperar, legible y asociada a su apunte, no perdida entre fotos del perro. Si vas a apoyarte solo en la copia digital, pregúntale a tu gestoría qué requisitos exige para darla por buena; hay condiciones y varían.
La rutina que funciona
- Pides factura en el momento de pagar, siempre que puedas.
- Haces la foto el mismo día, antes de que el ticket se borre o se pierda.
- El gasto queda anotado con su fecha, proveedor, importe, IVA y categoría.
- Una vez al mes repasas los cargos del banco sin justificante y los cierras.
Cuatro pasos. El cuarto es el que casi nadie hace y el que evita llegar al trimestre con una lista de cargos que nadie recuerda.
Cómo lo hace CRM Cron
Subes la foto del ticket o la factura del proveedor y se leen el importe, el IVA y el proveedor; tú confirmas y el gasto queda registrado con su categoría y su documento guardado. Tu gestoría entra con su propio acceso y se lo descarga sin pedírtelo. Ver qué incluye.
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